Was bringt eine Software für das Fördermittelmanagement?

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Die Nutzung von Fördermitteln ist sowohl für Fördermittelgeber als auch für antragstellende Unternehmen von aufwendigen und fehleranfälligen Prozessen geprägt. Die deborate GmbH in Unterhaching bei München bietet mit FÖMIS eine flexible Standard-Software, die den Aufwand erheblich reduzieren und die Abläufe deutlich sicherer machen kann. Die Frage an Rene Pöschel, Gründer und Geschäftsführer der deborate GmbH: Fördermag: Welchen Nutzen hat eine Software wie FÖMIS für Institutionen, die Fördermittel vergeben, und für Unternehmen, die erfolgreich Anträge stellen wollen?

Fördermag: Herr Pöschel, Fördermittelmanagement kennt ja zwei Seiten: einmal die fördernden Einrichtungen und einmal die Antragsteller. Was sind die wesentlichen Ziele der beiden?

Rene Pöschel: Häufig sind Förderrichtlinien unverständlich formuliert, erfordern eine Vielzahl an Unterlagen, haben strikte Fristen und sind daher kompliziert anzuwenden. Dies führt zu komplexen Prozessen sowohl für die Fördermittelgeber als auch für die Antragsteller. Während die Fördermittelgeber besonderen Wert auf Transparenz, hohe Flexibilität in der Verfahrensabwicklung und den zielgerichteten Einsatz der Fördermittel legen, stehen bei den Antragstellern Ziele wie einfache und vollständige Bearbeitung der Förderprojekte, Sicherstellung einer größtmöglichen Förderung und terminliche Überwachung der Projekte im Vordergrund. Darüber hinaus gibt es auch gemeinsame Ziele, denn beide Seiten möchten ihre Prozessschritte rechtssicher und effizient abbilden.

Fördermag: Welche Rolle kann beim Fördermittelmanagement eine Standard-Software wie FÖMIS spielen? Denn zwar sind die Prozesse beim Fördermittelmanagement bei den meisten Programmen ähnlich. Aber es gibt doch immer wieder Besonderheiten, die berücksichtigt werden müssen.

Rene Pöschel: In diesem Zusammenhang sprechen wir gern von einer individualisierbaren Standard-Software, die einerseits über vorgefertigte Standardkomponenten für die Prozesse wie Antragstellung, Mittelverwaltung oder Verwendungsnachweiserstellung verfügt. Andererseits aber auch individuelle Aspekte berücksichtigt, die z.B. nur bei einem bestimmten Förderprogramm oder für eine besondere Anwendergruppe relevant sind.

Fördermag: Sie nennen „individuelle Aspekte“. Können Sie dazu ein Beispiel nennen?

Rene Pöschel: Nehmen Sie zum Beispiel an, im Rahmen der Antragstellung müssen z.B. grundsätzlich die zuwendungsfähigen Kosten eines Projektes ermittelt werden. Wie diese zu berechnen sind hängt sehr wesentlich von der konkreten Förderrichtlinie ab. Hier setzt unsere Individualisierung an, denn wir können sehr einfach die spezifische Berechnung integrieren, auch wenn dafür zusätzliche Felder, Formeln o.ä. notwendig sind. Dies erreichen wir in den allermeisten Fällen durch reine Konfiguration und ohne Programmierung.

Fördermag:  Wie funktioniert die Verknüpfung mit bereits beim Kunden vorhandenen Software-Bausteinen?

Rene Pöschel: Auch dazu ein Beispiel: Häufig muss im Rahmen der Mittelabrufe grundsätzlich die Höhe der abrufbaren Fördergelder ermittelt werden. Grundlage dafür sind in aller Regel die angefallenen Kosten. Diese lassen sich über unser Standard-Kostenmodul erfassen. In einem Kundenprojekt waren diese Kosten jedoch bereits in SAP vorhanden. Hier haben wir mit unserer Individualisierung angesetzt und die notwendigen Informationen aus SAP in unser System integriert. Die dafür notwendigen zusätzlichen Felder und Plausibilisierung haben wir durch reine Konfiguration und ohne Programmierung in unserer Standard-Software FÖMIS ergänzt.

Fördermag: Wenn Sie FÖMIS für einen Fördermittelgeber zur Verfügung stellen: wie sind die einzelnen Arbeitsschritte, bis die Software einsatzbereit ist?

Rene Pöschel: Das hängt natürlich sehr stark vom Einsatzzweck ab: Möchte der Fördermittelgeber FÖMIS als Unterstützung seiner Antragsteller für die Onlineantragstellung und –verwaltung einsetzen oder möchte er seine internen Prozesse damit optimieren oder auch beides. In aller Regel besprechen wir dies zunächst in einem Erstgespräch, erarbeiten gemeinsam die Optimierungspotentiale und zeigen Lösungsansätze aus unserer Erfahrung heraus. Anschließend erarbeiten wir die kundenspezifischen Individualisierungen und erstellen ein gemeinsames Pflichtenheft. In den meisten Fällen sind dazu 1 – 2 Workshops notwendig. In der Folge konfigurieren wir FÖMIS entsprechend des Pflichtenheftes und stellen es für eine Probephase bereit, in der auch unsere Schulungen stattfinden. Nach Abschluss der Probephase erfolgt die Produktivstellung, entweder im Rechenzentrum des Fördermittelgebers oder eben als Cloudlösung.

Fördermag: Wie unterscheidet sich dieser Prozess, wenn FÖMIS von Unternehmen genutzt wird?

Rene Pöschel: Die Unternehmen haben als Antragsteller ganz andere Herausforderungen. Dazu gehört z.B. die Nutzung verschiedener Förderrichtlinien von unterschiedlichen Fördermittelgebern, häufig auch in Verbindung mit der De-minimis Regelung. Hier müssen die verschiedenen Rahmenbedingungen der Förderrichtlinien, Termine und Berichtspflichten berücksichtigt werden. Die rechtskonforme Abwicklung der Förderprojekte ist entscheidend, um die Fördermittel auch zu erhalten, denn diese sind häufig ein wichtiger Finanzierungsbestandteil von betrieblichen Investitionen. Auch der Prozess einer Einführung von FÖMIS in einem Unternehmen unterscheidet sich insofern, dass es in einem ersten Schritt mit wenig Aufwand bereits das Standard-System nutzen kann. Damit deckt es schon einen Großteil der Herausforderungen ab. Für einen Ausbau kann es dann jederzeit auf eine kundenindividuelle Variante umsteigen, die dann auch die individuellen betrieblichen Anforderungen entsprechend berücksichtigt.

Fördermag: Datensicherheit ist sowohl für Fördermittelgeber als auch für antragstellende Unternehmen sehr wichtig, weil es zum Teil ja auch um sensible Finanzdaten geht. Wie trägt FÖMIS diesem Aspekt Rechnung?

Rene Pöschel: Das ist uns natürlich bewusst. Das Thema Datensicherheit wird von uns deshalb sehr hoch eingestuft. So sind in der Software entsprechende Sicherheitsmechanismen integriert, die dem Aspekt Rechnung tragen. Darüber hinaus unterliegt unser Rechenzentrum höchsten Ansprüchen an Datensicherheit und Datenschutz und wird regelmäßig unabhängig geprüft. Die Server stehen übrigens in Deutschland, das ist heutzutage auch nicht ganz unwichtig.

Fördermag: Auch Berater habe in der Regel mehrere Kunden, die sie bei der Nutzung von Förderprogrammen betreuen müssen.

Rene Pöschel: Das ist richtig und die Berater sind auf bestimmte Förderprogramme spezialisiert, innerhalb derer natürlich immer wieder die gleichen Prozesse durchlaufen werden. Wenn ein Berater in dieser Konstellation mehrere Kunden betreut, muss er analog zu einem Antragsteller sämtliche Fristen einhalten, Unterlagen bereitstellen, etc. und den Überblick behalten. Dies sind alles Funktionen, die sich wiederum wunderbar durch unsere Standard-Software abwickeln lassen. Die einfache Nutzung der Software über einen normalen Browser erlaubt den Zugriff darauf, egal wo sich der Berater befindet, ob in seinem Büro oder vor Ort beim Kunden.

Fördermag: Herr Pöschel, vielen Dank für Ihre Antworten.

Weitere Informationen auf der Website von FÖMIS

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